Индивидуальные предприниматели с наемным персоналом или исполнителями по договорам ГПХ обязаны сдавать четыре основные формы отчетности. Три отчета ИП за сотрудников направляются в Федеральную налоговую службу (ФНС), а один, состоящий из нескольких разделов, — в Социальный фонд России (СФР). Сроки зависят от типа документа: от следующего рабочего дня при кадровых изменениях до ежеквартальных и годовых деклараций. Сдача отчетности обязательна даже при отсутствии начислений, если трудовые или гражданско-правовые договоры действуют.
ИП, как и компании, платят за своих сотрудников страховые взносы и удерживают из их доходов НДФЛ. Информацию об этом нужно заносить в отчетность. Разбираемся, как делать это правильно, чтобы избежать штрафов и блокировки счета.
Какие отчеты сдавать за сотрудников: сводная таблица
Многие начинающие бизнесмены не знают, какие отчеты сдавать за сотрудников и в какие сроки. Ниже приведена актуальная структура отчетности, которую необходимо соблюдать при наличии трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера (ГПХ).
Отчетность | Куда сдавать | Какие сведения включают | Крайние сроки |
РСВ | В налоговую (ФНС) | Начисленные взносы по единому тарифу | Ежеквартально: 25 апреля, 25 июля, 25 октября. Годовой: 25 января |
6-НДФЛ | В налоговую (ФНС) | Исчисленный и удержанный НДФЛ | Ежеквартально: 25 апреля, 25 июля, 25 октября. Годовой: 25 февраля |
Перссведения | В налоговую (ФНС) | ФИО, ИНН, СНИЛС и начисленные выплаты | До 25-го числа месяца, следующего за 1-м и 2-м месяцем квартала |
ЕФС-1 (Подраздел 1.1) | В СФР | Кадровые события (прием, увольнение, ГПХ) | Прием/увольнение/ГПХ: следующий рабочий день. Иное: до 25-го числа |
ЕФС-1 (Подраздел 1.2) | В СФР | Особый пенсионный стаж | Ежегодно, до 25 января |
ЕФС-1 (Раздел 2) | В СФР | Взносы на травматизм | Ежеквартально: 25 апреля, 25 июля, 25 октября. Годовой: 25 января |
Совет эксперта Банкпрофи ру: Ручное заполнение форм отнимает время и повышает риск ошибок, за которые предусмотрены штрафы. Чтобы не держать в голове последние дни сдачи отчетности и не искать актуальные бланки, рекомендуем оформить бизнес-счет в Т-Банке с встроенной онлайн-бухгалтерией. Система сама формирует отчеты за сотрудников, рассчитывает налоги и отправляет их в ФНС и СФР по ЭДО в один клик.
5
Т-Банк (Тинькофф)
5
Т-Банк (Тинькофф)
Расчет по страховым взносам (РСВ) в налоговую
Если в году у вас был хотя бы один сотрудник или исполнитель по договору ГПХ, раз в квартал нужно сдавать расчет по страховым взносам. Основные отчеты за сотрудников начинаются именно с этой формы. РСВ сдают, даже если зарплату и взносы не начисляли (нулевой расчет). В документ включают персонифицированные сведения о каждом получателе выплат. Отчет формируется один на всех сотрудников.
Как подавать. Предприниматели подают РСВ в налоговую по месту регистрации. ИП может лично сдать расчет, отправить ценным письмом с описью по почте или через систему электронного документооборота (ЭДО). Если у ИП больше десяти сотрудников, расчет можно подавать исключительно в электронном виде. Подробные требования к формату размещены на официальном сайте nalog.gov.ru.
Ответственность за несдачу. За нарушение срока минимальный штраф составляет 1 000 рублей (если РСВ нулевой или взносы уплачены вовремя). Иначе штраф — 5% от неуплаченной суммы за каждый месяц просрочки, но не более 30%. Несдача более 20 дней грозит блокировкой операций по расчетному счету.
Если вы ведете учет самостоятельно, вы можете скачать шаблон документа РСВ. Строки для замены выделены желтым.
Расчет 6-НДФЛ в налоговую
Отвечая на вопрос, какие отчеты нужно сдавать за сотрудников в части налогов на доходы, важно помнить о форме 6-НДФЛ. НДФЛ удерживается с зарплат, вознаграждений по ГПХ и других доходов физлиц. Отчет один на всех. В составе годового расчета обязательно заполняются справки о доходах каждого получателя.
Как подавать и заполнять. Форму подают налоговые агенты. Способы сдачи аналогичны РСВ: лично, почтой или по ЭДО (обязательно при штате свыше 10 человек). В форму заносят все доходы, с которых исчислен налог. Если вы заплатили человеку один раз, расчет нужно сдавать весь год.
Пример: В январе 2026 года ИП заплатил переводчику без статуса самозанятого за подготовку документа. Больше выплат не было. Однако предприниматель обязан сдать 6-НДФЛ четыре раза: за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год с приложением справки о доходах.
Ответственность. Штраф за просрочку — 1 000 рублей за каждый месяц. За неверные сведения — 500 рублей. Задержка более 20 дней ведет к блокировке счета.
Персонифицированные сведения о физлицах (ПСФ)
Определяя, какие отчеты надо сдавать за сотрудников ежемесячно, нельзя забывать о перссведениях. Их подают все ИП с работниками или исполнителями по ГПХ, если в отчетном месяце были выплаты или договор просто действует (например, сотрудник в отпуске без сохранения зарплаты). Нулевой отчет на самого ИП сдавать не надо.
Форму сдают в ФНС по итогам первого и второго месяцев каждого квартала до 25-го числа. За третий месяц форму не сдают, так как эти данные дублируются в РСВ. В отчете указывают ФИО, ИНН, СНИЛС и суммы выплат.
Ответственность. Отдельного штрафа за ПСФ нет, поэтому налоговая применяет общую норму — штраф 200 рублей за непредставление сведений, необходимых для налогового контроля.
Отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России
Рассмотрим, как отчитывается ИП за работников перед Социальным фондом России (sfr.gov.ru). Единая форма ЕФС-1 состоит из титульного листа и разделов, которые сдаются в разные сроки в зависимости от события.
Подраздел 1.1: Сведения о трудовой деятельности
Подается только при наступлении кадрового события. Если изменений не было, отчет не нужен.
Следующий рабочий день: прием, увольнение, приостановление/возобновление договора, заключение/расторжение ГПХ.
До 25-го числа следующего месяца: переименование работодателя, присвоение квалификации, отказ от бумажной трудовой книжки, перевод на другую должность или дистанционную работу.
Скачать шаблон ЕФС-1 (Подраздел 1.1)
Подраздел 1.2: Особый пенсионный стаж
Сюда вносят данные о периодах, влияющих на расчет пенсии (отпуска по уходу за ребенком, вахтовый метод). Отчет сдается ежегодно до 25 января года, следующего за отчетным.
Скачать шаблон ЕФС-1 (Подраздел 1.2)
Раздел 2: Взносы на травматизм
Информация о взносах на страхование от производственного травматизма. Сдается ежеквартально до 25-го числа. Отчитываться нужно, даже если зарплата не начислялась, но трудовые договоры действуют.
Скачать шаблон ЕФС-1 (Раздел 2)
Ответственность за нарушения по ЕФС-1:
Опоздание или ошибки в подразделе 1.1 — штраф 300–500 рублей. За нарушения по ГПХ — дополнительно 500 рублей.
Непредставление подраздела 1.2 — 500 рублей за каждого работника.
Опоздание с Разделом 2 — 5% от суммы взносов за последние три месяца за каждый месяц просрочки (минимум 1 000 рублей, максимум 30%).
Нарушение электронного формата сдачи — 200 рублей.
Совет эксперта Банкпрофи ру: Штрафы за просрочку ЕФС-1 при приеме или увольнении сотрудника начисляются уже на следующий рабочий день. Забыть отправить форму очень легко, если вести учет в таблицах. Подключив бизнес-счет в Т-Банке с бесплатной онлайн-бухгалтерией, вы получаете автоматическое формирование и отправку ЕФС-1 при оформлении кадровых документов через сервис. Это полностью исключает человеческий фактор и финансовые потери.
5
Т-Банк (Тинькофф)
5
Т-Банк (Тинькофф)
Резюме: как избежать штрафов
Все отчеты за сотрудников требуют системного подхода. Ошибки в реквизитах, пропуск сроков на один день или незнание правил сдачи нулевых отчетов приводят к санкциям со стороны ФНС и СФР.
Если вы ищете надежный способ, как ИП отчитываться за сотрудников без найма штатного бухгалтера, оптимальным решением станет использование банковских сервисов. Оформление бизнес-счета в Т-Банке предоставляет предпринимателям полноценную автоматизированную бухгалтерию, которая сама отслеживает сроки, формирует актуальные формы и отправляет их по защищенным каналам связи. Это экономит десятки часов рабочего времени и гарантирует безопасность вашего бизнеса.
Какие отчеты сдавать за сотрудников: сводная таблица
Подраздел 1.1: Сведения о трудовой деятельности
